CHÍNH SÁCH BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Tại HOÀI, sự tin tưởng của bạn là điều chúng tôi trân trọng nhất. Chính sách này minh bạch cách HOÀI thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn, được xây dựng theo quy định của pháp luật Việt Nam về dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 và Nghị định 248/2026/NĐ-CP (Điều 5).

1. Mục Đích Và Phạm Vi Thu Thập Thông Tin

HOÀI thu thập thông tin của bạn nhằm:

Xác nhận, xử lý và giao đơn hàng bạn đặt trên website;
Liên hệ tư vấn, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng, xử lý phản ánh, khiếu nại;
Thực hiện dịch vụ cá nhân hóa sản phẩm (in khắc logo, thiết kế theo yêu cầu, gói quà theo yêu cầu);
Thực hiện nghĩa vụ bảo hành, đổi trả, hoàn tiền theo chính sách đã công bố;
Xuất hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế theo quy định pháp luật;
Gửi thông tin về sản phẩm mới, chương trình ưu đãi — chỉ khi bạn đã đăng ký nhận tin, và bạn có thể hủy đăng ký bất kỳ lúc nào;
Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ và trải nghiệm trên website.

Phạm vi thông tin thu thập: họ và tên, số điện thoại, thư điện tử, địa chỉ nhận hàng (bắt buộc); tên đơn vị/mã số thuế/địa chỉ xuất hóa đơn (khi có yêu cầu); nội dung cá nhân hóa như logo, tên riêng, thông điệp in trên sản phẩm (khi sử dụng dịch vụ cá nhân hóa); lịch sử đơn hàng, sản phẩm đã mua (tự động ghi nhận); địa chỉ IP, loại trình duyệt, thiết bị truy cập (tự động ghi nhận).

HOÀI không thu thập số tài khoản ngân hàng, số thẻ hoặc mã bảo mật thẻ của bạn. Các thông tin này (nếu có) do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán trực tiếp xử lý theo quy định bảo mật riêng của tổ chức đó.

2. Phạm Vi Sử Dụng Thông Tin

HOÀI sử dụng thông tin đã thu thập trong phạm vi sau:

Nội bộ HOÀI: các bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng, thiết kế, kho vận, kế toán truy cập theo đúng chức năng được phân quyền;
Đơn vị vận chuyển: chỉ gồm họ tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận, phục vụ mục đích giao hàng;
Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán: thông tin giao dịch phục vụ xử lý thanh toán;
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản.

HOÀI không mua bán, trao đổi, cho thuê hoặc chuyển giao dữ liệu cá nhân của bạn cho bên thứ ba vì mục đích thương mại khi chưa có sự đồng ý của bạn.

3. Thời Gian Lưu Trữ Thông Tin

Thông tin tài khoản khách hàng: trong suốt thời gian tài khoản hoạt động và 12 tháng sau khi tài khoản bị hủy;
Thông tin đơn hàng, hợp đồng giao kết: tối thiểu 03 năm kể từ thời điểm giao kết (theo Điều 16 Luật Thương mại điện tử);
File thiết kế, logo khách hàng cung cấp: 24 tháng kể từ ngày hoàn tất đơn hàng, phục vụ đặt lại;
Chứng từ kế toán, hóa đơn: theo pháp luật kế toán — tối thiểu 10 năm;
Nhật ký truy cập kỹ thuật: 12 tháng.

Hết thời hạn nêu trên, dữ liệu được xóa hoặc ẩn danh hóa, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu lưu trữ dài hơn.

4. Tổ Chức, Cá Nhân Có Thể Được Tiếp Cận Thông Tin Cá Nhân

Nhân sự HOÀI được phân quyền — theo chức năng, nhiệm vụ được phân công;
Đơn vị vận chuyển hợp tác — chỉ họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, phục vụ giao hàng;
Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán (nếu có) — thông tin giao dịch, phục vụ xử lý thanh toán;
Đơn vị cung cấp hạ tầng lưu trữ (hosting) — dữ liệu lưu trên máy chủ, phục vụ vận hành kỹ thuật website;
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền — theo phạm vi yêu cầu, phục vụ thanh tra, kiểm tra, điều tra theo quy định.

5. Biện Pháp Bảo Mật Thông Tin, Dữ Liệu Của Người Sử Dụng

Website sử dụng chứng chỉ bảo mật SSL/TLS, mã hóa dữ liệu trên đường truyền;
Phân quyền truy cập theo vai trò — mỗi nhân sự chỉ tiếp cận dữ liệu trong phạm vi công việc;
Mật khẩu tài khoản được lưu dưới dạng băm (hash) — HOÀI không lưu và không thể xem mật khẩu gốc của bạn;
Sao lưu dữ liệu định kỳ hằng ngày;
Ghi nhật ký truy cập hệ thống quản trị;
Nhân sự tiếp xúc dữ liệu khách hàng được phổ biến quy định bảo mật và cam kết không tiết lộ;
File thiết kế, logo do khách hàng cung cấp chỉ được sử dụng cho đúng đơn hàng của khách, không dùng cho mục đích quảng bá khi chưa có sự đồng ý.

Trong trường hợp xảy ra sự cố lộ, lọt dữ liệu, HOÀI sẽ thông báo cho người sử dụng bị ảnh hưởng và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

6. Phương Thức, Quy Trình Để Bạn Xem, Chỉnh Sửa Dữ Liệu Của Mình

Cách 1 — Tự thực hiện trên website: Đăng nhập tại mục "Tài khoản của tôi" → "Thông tin cá nhân" → chỉnh sửa và lưu. Thay đổi có hiệu lực ngay.

Cách 2 — Gửi yêu cầu tới HOÀI:

Gửi yêu cầu qua thư điện tử, Zalo hoặc biểu mẫu tại trang Liên hệ;
Nêu rõ họ tên, số điện thoại/email đã đăng ký và nội dung cần xem hoặc chỉnh sửa;
HOÀI xác minh danh tính người yêu cầu;
HOÀI phản hồi trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu hợp lệ.

7. Phương Thức, Quy Trình Tiếp Nhận Yêu Cầu Xóa, Hủy Hoặc Hạn Chế Xử Lý Dữ Liệu

Bạn có quyền yêu cầu HOÀI xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân đã cung cấp. Quy trình:

Gửi yêu cầu qua thư điện tử với tiêu đề "Yêu cầu xóa/hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân", hoặc gọi hotline;
Cung cấp thông tin xác minh danh tính (họ tên, số điện thoại/email đã đăng ký);
HOÀI xác nhận đã tiếp nhận trong 02 ngày làm việc;
HOÀI xử lý và phản hồi kết quả trong 07 ngày làm việc kể từ khi xác minh xong danh tính.

Trường hợp chưa thể xóa ngay: Với dữ liệu đơn hàng, hợp đồng, chứng từ kế toán mà pháp luật yêu cầu lưu trữ (hợp đồng tối thiểu 03 năm, chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm), HOÀI chuyển sang chế độ hạn chế xử lý — chỉ lưu trữ, không sử dụng cho mục đích nào khác — và xóa khi hết thời hạn luật định. HOÀI nêu rõ lý do và thời điểm dự kiến xóa trong văn bản phản hồi.

8. Tiếp Nhận Và Giải Quyết Khiếu Nại Về Bảo Mật Thông Tin

Đầu mối tiếp nhận: thư điện tử, hotline/Zalo, biểu mẫu trực tuyến tại trang Liên hệ, hoặc trực tiếp tại trụ sở HOÀI.

Bước 1: Tiếp nhận và xác nhận đã nhận khiếu nại — 02 ngày làm việc;
Bước 2: Xác minh danh tính và làm rõ nội dung — 03 ngày làm việc;
Bước 3: Xử lý và phản hồi kết quả bằng văn bản/thư điện tử — 07 ngày làm việc;
Bước 4: Áp dụng biện pháp khắc phục (nếu khiếu nại có căn cứ) — theo thỏa thuận với người khiếu nại.

Trường hợp không đồng ý với kết quả giải quyết, bạn có quyền phản ánh tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc khởi kiện theo quy định của pháp luật.

Chính sách này tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam về dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân, Điều 5 Nghị định 248/2026/NĐ-CP. HOÀI có thể cập nhật chính sách và sẽ công bố phiên bản mới trên trang này.